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Comment écrire un mémo formelle Avec Boîtiers & Initials

Date:2013-04-07 Views:6num
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Comment écrire un mémo formelle Avec Boîtiers & Initials


De rédiger une note formelle est un moyen efficace de communiquer au sein d'une entreprise. Écrivez le mémo avec une voix autoritaire qui a l'intention d'informer plutôt que d'intimider le lecteur. Complément d'information fourni avec le mémo est connu comme une pièce jointe et enceintes sont généralement inclus avec les lettres. Une note officielle comprend des sections spécifiques et comprend à la fois l'écrivain et de les initiales de l'assistant à la fin. Bien que la plupart des mémos sont une page ou moins, souvenez-vous d'inclure un paragraphe de synthèse à la fin de la note si elle est plus d'une page.

Choses que vous devez

Accessoires pour la note (si nécessaire)

Instructions

Créer le titre du mémo, qui comprend «Pour», «De» et «sections Objet». Décidez qui doit recevoir une copie du mémo. Si vous incluez les pièces jointes, de décider qui a besoin d'obtenir les pièces jointes, et qui a juste besoin d'une copie de la note de service afin qu'ils soient au courant de l'information et que les pièces jointes ont été distribués (par exemple, un gestionnaire peut avoir créé l'attachement et ne seront pas nécessairement besoin d'une copie). Inclure les noms de tout le monde pour obtenir la note dans le "A" section de la rubrique. Personnes que vous souhaitez copier aller dans la partie "cc" de la note à la fin de la note. Il peut aussi y avoir des gens à qui vous voulez informer le secteur privé sur le mémo. Ces bénéficiaires seront «aveugle copié." Ils recevront une copie de la note, mais pas cotées en bourse dans le "Pour" ou sections «cc».

Écrire le corps de la note claire et concise. Utiliser un langage direct et formel, mais garder le mémo de sonner intimidant ou dérogatoire. Mémos plus longs devraient inclure les titres de paragraphes pour les rendre plus faciles à lire.

Terminez le mémo. À la fin du corps de la note, les initiales de l'auteur doivent apparaître, avec les initiales de l'assistant après une barre oblique "XX / aa." Les initiales de l'auteur sont capitalisés; les adjoints de sont en minuscules. En dessous, deux espaces bas, devraient être les mots «Pièces jointes (x)" avec le nombre de pièces jointes inclus dans les parenthèses, si il ya plus d'un. Ensuite, la liste des personnes que vous souhaitez copie carbone, ou «cc». Il devrait être dans un format de liste. Les gens qui sont aveugles copié doivent être écrits à la main sur leurs copies. Veillez à inclure le "bcc" afin qu'ils sachent qu'ils ont été copiés de façon anonyme. L'auteur de la note doit parapher par son nom dans la section «De» de l'intertitre précédant la note est distribuée.

Conseils et avertissements

Gardez une copie supplémentaire ou deux de la note dans un fichier avec les pièces jointes dans les cas où quelqu'un d'autre doit être ajouté à la liste de distribution.

Relisez la note pour les erreurs typographiques qui correcteurs orthographiques manquent (forme / à partir de).

La plupart des logiciels de traitement de texte comprend un modèle de mémo si votre entreprise n'a pas un spécifique pour l'utiliser.

Assurez-vous que vous incluez tous les destinataires dans le champ «À» de la note de service.

Mémos ne devraient être utilisés pour les communications internes de l'entreprise. Communication avec des fournisseurs ou des clients doit être rédigé dans un format de lettre.

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