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Dépôt Bureau Politique et procédures

Date:2012-08-12 Views:0num
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En ce jour du bureau électronique, il est possible de prendre le concept de documents de dépôt pour acquis. Développer des politiques d'archivage de bureau efficaces peut aider à garder les documents importants disponibles et documents actifs faciles à trouver. Peu importe combien la documentation se fait sur les ordinateurs, il y aura toujours une certaine quantité qui doit être imprimé et déposé par la main. Continuez sur le dépôt de bureau et vous pouvez exécuter un bureau plus efficace.

Responsabilité

Indépendamment de la façon détaillée une politique de dépôt de bureau peut être, quelqu'un doit être responsable de la mise en œuvre de la politique sur une base quotidienne pour qu'elle soit efficace. Déléguer l'autorité de dépôt peut varier en fonction du volume d'informations à être déposé, la complexité du système de classement et à quelle fréquence les informations sont récupérées et doit être re-déposé.

Avec une bonne politique de dépôt, le dépôt devrait être effectué uniquement par la personne responsable. Si quelqu'un d'autre supprime un document, il devrait y avoir une règle que le document est placé dans un "dans" panier pour être déposée par la partie responsable. Si il ya plusieurs personnes responsables de la production, vous devez créer un système sur chaque dossier où la dernière personne qui a déposé quelque chose doit signer leurs initiales. Afin de maintenir un bon système de classement, les personnes responsables doivent être tenus responsables.

Code couleur

Selon PowerHomeBiz.com, une des façons de garder vos fichiers organisés est par la couleur les coder. Vous pouvez colorer les fichiers de code en utilisant l'onglet des autocollants de couleur, ou vous pouvez acheter des dossiers de fichiers de différentes couleurs à utiliser dans vos armoires.

Lorsque vous vous séparez par la couleur, il peut être plus efficace d'utiliser le système de codage des couleurs pour les titres plus complets et alors un système différent pour les sous-rubriques. Par exemple, tous les documents financiers peuvent être mis dans les fichiers verts, mais les documents relatifs aux renseignements fiscaux auraient leur propre système en place. Expérimentez avec codage couleur de votre système de codage couleur. Dossiers verts peuvent être utilisés pour les documents financiers, mais rouges onglet autocollants peuvent être mis sur l'information en matière fiscale.

Actif et archivage

Vos fichiers les plus utilisés seront ceux qui devraient être considérés comme actifs, et ceux qui ne seront pas appelés sur une base régulière peuvent être archivé. Un système de fichiers actif est dynamique et laisse de la place pour l'expansion et l'ajout. Une fois qu'un document a été jugé au-delà de sa phase active, il est déplacé à l'archivage. Gardez vos dossiers actifs disponibles pour ceux qui en auront besoin, et de tenir sur l'organisation de vos fichiers actifs tous les jours.

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